Dernière mise à jour : 28/12/2025
La présente Politique de confidentialité explique comment LEXIA FRANCE (« LEXIA », « nous ») collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre de l'utilisation du service SaaS Gilbert (le « Service »).
Elle est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et aux recommandations de la CNIL sur l'information des personnes.
1) Responsable de traitement et contact
Responsable de traitement (B2C et données de compte B2B) :
LEXIA FRANCE, SAS (informations complètes disponibles dans les Mentions légales).
Contact (RGPD / support / juridique) : mathis@lexiapro.fr
À défaut de DPO désigné, ce contact centralise les demandes relatives aux données personnelles.
2) À qui s'applique cette politique ?
Cette politique s'applique :
- aux utilisateurs particuliers (B2C) ;
- aux utilisateurs professionnels (B2B) ;
- aux visiteurs du site et utilisateurs du Service (y compris essais gratuits).
Important (B2B) : lorsque votre organisation souscrit le Service, LEXIA peut agir :
- comme responsable de traitement pour les données de compte, de facturation et de sécurité,
- comme sous-traitant pour les données personnelles contenues dans les audios/transcriptions, traitées pour le compte du client professionnel (responsable de traitement). Les règles de sous-traitance figurent dans l'Annexe DPA (article 28 RGPD).
3) Quelles données collectons-nous ?
3.1 Données de compte et d'utilisation
- Identité de compte : email, identifiant, informations de profil éventuelles.
- Données de souscription et facturation : type d'abonnement, historique de paiement, factures, informations nécessaires au paiement (traitées via prestataires de paiement).
- Données d'usage : quotas consommés, événements techniques (ex. erreurs), paramètres.
3.2 Données de sécurité
- Logs de connexion (ex. date/heure, adresse IP, identifiants techniques, événements liés à la sécurité).
3.3 Données de contenu
Selon l'utilisation du Service :
- fichiers audio importés / enregistrements,
- transcriptions, résumés et contenus structurés générés,
- métadonnées associées (ex. durée, langue, horodatages).
Remarque : le Service peut segmenter les intervenants (diarisation) selon les caractéristiques audio ; il ne constitue pas un système d'identification biométrique et n'a pas vocation à authentifier des personnes. (Le nommage des intervenants peut dépendre de l'utilisateur ou de paramètres métier.)
4) À quelles fins utilisons-nous ces données ? (Finalités)
Nous traitons les données personnelles pour :
- Fournir le Service : créer et gérer le compte, permettre la transcription/synthèse et l'accès aux résultats.
- Gérer l'abonnement et la facturation : exécuter le contrat, gérer les paiements, la comptabilité.
- Assurer la sécurité et prévenir la fraude : journalisation, détection d'accès anormaux, protection de l'infrastructure.
- Support et assistance : répondre aux demandes et incidents (avec accès aux contenus uniquement sur autorisation expresse, voir §9).
- Améliorer le Service (fonctionnel et technique) : correction de bugs, performance, ergonomie, sans utiliser les contenus clients pour entraîner les modèles (voir §10).
Les exigences d'information sur ces finalités découlent notamment des articles 12–14 RGPD.
5) Bases légales (RGPD)
Selon les cas, les traitements reposent sur :
- Exécution du contrat (RGPD art. 6(1)(b)) : création de compte, fourniture du Service, facturation.
- Obligation légale (art. 6(1)(c)) : obligations comptables/fiscales, demandes légales.
- Intérêt légitime (art. 6(1)(f)) : sécurité, prévention fraude, amélioration technique (sans atteinte disproportionnée).
- Consentement (art. 6(1)(a)) : uniquement lorsque requis, notamment pour certains cookies/traceurs non essentiels (voir §12).
B2B — sous-traitance : pour les contenus traités pour le compte d'un client professionnel, la base légale est celle déterminée par ce client en tant que responsable de traitement ; LEXIA agit sur instruction (article 28).
6) Qui reçoit vos données ? (Destinataires)
Vos données peuvent être accessibles :
- En interne chez LEXIA : uniquement aux personnes habilitées, dans la limite du besoin (support, sécurité, administration).
- Aux prestataires techniques intervenant pour fournir le Service : hébergement, infrastructure, sécurité, paiement, etc., agissant en sous-traitance et soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité.
- Aux autorités : uniquement si la loi l'impose ou sur demande légalement fondée.
Liste des sous-traitants : elle peut être fournie sur demande. En B2B, les modalités de changement et le droit d'opposition sont définis dans le DPA (autorisation générale + opposition motivée).
7) Où sont traitées vos données ? (Localisation)
Les traitements et l'hébergement liés au Service sont réalisés au sein de l'Union européenne.
Nous n'organisons pas de transferts hors UE dans le cadre normal de fourniture du Service.
8) Combien de temps conservons-nous vos données ? (Durées)
8.1 Audios
Les fichiers audio sont supprimés immédiatement après traitement (après l'opération nécessaire à la transcription), sauf conservation technique transitoire strictement nécessaire.
8.2 Transcriptions, résumés et contenus générés
Conservés tant que le compte est actif, afin de permettre à l'utilisateur d'y accéder.
L'utilisateur peut supprimer manuellement ses contenus à tout moment.
8.3 Exports
LEXIA ne conserve pas les exports : ils sont générés et récupérés par l'utilisateur (des traces techniques temporaires peuvent exister le temps strictement nécessaire à la génération/téléchargement).
8.4 Logs de connexion
Conservés 12 mois (sécurité / prévention fraude / investigations).
8.5 Sauvegardes
Sauvegardes de sécurité : en cas de suppression par l'utilisateur, la purge complète des sauvegardes intervient au plus tard dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale ou contrainte technique documentée.
9) Support et accès aux contenus
Par défaut, LEXIA n'accède pas aux contenus (transcriptions/résumés) des utilisateurs.
En cas de demande de support, un accès ponctuel à certains contenus peut être réalisé uniquement sur autorisation expresse de l'utilisateur / du client, limité au strict nécessaire, avec traçabilité et habilitations internes.
10) Entraînement de modèles / réutilisation des contenus
LEXIA n'utilise pas les contenus (audios, transcriptions, résumés) des utilisateurs/clients pour entraîner ou améliorer des modèles d'IA, sauf accord explicite distinct (opt-in contractuel) le cas échéant.
11) Sécurité
LEXIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment :
- contrôle d'accès et habilitations,
- journalisation et détection d'événements de sécurité,
- mesures de protection des transmissions et de l'infrastructure,
- sauvegardes et procédures de restauration.
Aucune mesure n'étant infaillible, le risque zéro n'existe pas ; en cas d'incident affectant des données personnelles, LEXIA applique les obligations de notification prévues par le RGPD (notamment en B2B via le DPA).
12) Cookies et traceurs
Le site et/ou le Service peut utiliser des cookies/traceurs :
- strictement nécessaires au fonctionnement (exemptés de consentement),
- mesure d'audience et/ou personnalisation : soumis au consentement lorsque requis.
Lorsque la loi l'exige, votre consentement est recueilli via un bandeau/outil de gestion des cookies. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres proposés.
La CNIL précise les conditions d'exemption et de consentement pour les cookies/traceurs.
13) Vos droits
Vous disposez (selon les conditions RGPD) des droits :
- d'accès, rectification, effacement,
- limitation, opposition,
- portabilité,
- directives post-mortem (selon le droit français).
LEXIA répond aux demandes dans les délais prévus (en principe 1 mois, prorogeable dans certains cas).
Exercer vos droits : écrivez à mathis@lexiapro.fr en précisant :
- l'objet de votre demande,
- l'email du compte concerné,
- et toute information utile à votre identification.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
B2B (contenus) : si vous êtes utilisateur d'une organisation, certaines demandes peuvent devoir être relayées par votre organisation (responsable de traitement) selon son paramétrage et ses obligations internes.
14) Données sensibles et précautions d'usage
Le Service n'a pas vocation à traiter intentionnellement des catégories particulières de données (ex. santé, opinions politiques, etc.). Toutefois, des informations sensibles peuvent être contenues dans les enregistrements soumis par l'utilisateur.
Il appartient à l'utilisateur / au client :
- d'évaluer la pertinence de téléverser de tels contenus,
- d'obtenir les autorisations nécessaires,
- et de configurer ses pratiques internes en conséquence.
15) Mineurs
Le Service n'est pas destiné aux mineurs sans autorisation parentale ou sans cadre établi par un responsable légal/organisation. Si vous estimez qu'un mineur nous a transmis des données sans autorisation, contactez-nous.
16) Modifications de la politique
LEXIA peut mettre à jour la présente politique pour refléter des évolutions légales, techniques ou fonctionnelles. La version en vigueur est celle publiée/accessible au moment de la consultation.