Ressources humaines
Compte rendu d'entretien RH : ce qui est obligatoire, ce qui protège
Seul l'entretien de parcours professionnel impose un écrit : il donne lieu à un document dont une copie est remise au salarié (article L. 6315-1 du Code du travail), et il a lieu tous les 4 ans depuis la loi du 24 octobre 2025. Pour l'entretien préalable au licenciement et l'entretien disciplinaire, le code n'impose pas de compte rendu, mais il fixe des délais stricts et un compte rendu fidèle reste la meilleure trace des motifs exposés et des explications du salarié.
En bref
- Entretien préalable au licenciement : au moins 5 jours ouvrables après la convocation ; lettre de licenciement au moins 2 jours ouvrables après l'entretien.
- Entretien disciplinaire : sanction au moins 2 jours ouvrables et au plus 1 mois après l'entretien.
- Entretien de parcours professionnel : tous les 4 ans, état des lieux tous les 8 ans, document écrit avec copie au salarié.
- Enregistrer un entretien : le salarié doit en être informé au préalable (article L. 1222-4).
Entretien préalable au licenciement
Le salarié est convoqué avant toute décision, par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge ; l'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre (article L. 1232-2). Il peut se faire assister par une personne de l'entreprise ou, sans représentant du personnel, par un conseiller du salarié (article L. 1232-4).
L'employeur expose les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié. La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de 2 jours ouvrables après l'entretien (article L. 1232-6). Le code ne prévoit pas de compte rendu ; en rédiger un, daté et fidèle, aide à motiver la lettre et à répondre en cas de contestation.
Entretien disciplinaire
Pour une sanction ayant une incidence sur la présence, la fonction, la carrière ou la rémunération, le salarié est convoqué, peut être assisté, et l'employeur indique le motif puis recueille ses explications. La sanction ne peut intervenir moins de 2 jours ouvrables ni plus d'1 mois après le jour fixé pour l'entretien (article L. 1332-2).
Là encore, aucun compte rendu n'est imposé par le code. Consigner les faits reprochés, les explications et la présence éventuelle d'un assistant permet de motiver la sanction avec précision.
Entretien de parcours professionnel (ex-entretien professionnel)
Depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, l'entretien professionnel est devenu l'entretien de parcours professionnel : il a lieu au cours de la première année suivant l'embauche, puis tous les 4 ans, et tous les 8 ans il fait un état des lieux récapitulatif du parcours (article L. 6315-1). Il est aussi proposé au retour de certains congés.
C'est le seul entretien RH pour lequel un écrit est obligatoire : il donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié. Selon l'administration, un accord collectif prévoyant un intervalle de plus de 4 ans ne s'applique plus à partir du 1er octobre 2026.
Entretien d'embauche
Aucun compte rendu n'est imposé. Un compte rendu structuré par critère (compétences, motivation, conditions) rend la décision comparable d'un candidat à l'autre et objective. Les données de candidats sont des données personnelles : conservation limitée et information des candidats relèvent du RGPD.
Enregistrer un entretien RH
Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (article L. 1222-4). Si l'entretien est enregistré pour en rédiger le compte rendu, le salarié doit donc en être informé avant, avec la finalité et la durée de conservation.
Gilbert enregistre sans bot, héberge les données en France chez OVHcloud et ne garde l'audio que pour une durée courte et paramétrable ; le compte rendu est structuré selon le type d'entretien et relu par le manager ou le RH.
Délais et obligations par type d'entretien
| Entretien | Délai clé | Écrit obligatoire ? | Texte |
|---|---|---|---|
| Préalable au licenciement | 5 jours ouvrables après la convocation ; lettre 2 jours ouvrables après | Non (compte rendu conseillé) | L. 1232-2, L. 1232-6 |
| Disciplinaire | Sanction entre 2 jours ouvrables et 1 mois après l'entretien | Non (compte rendu conseillé) | L. 1332-2 |
| Parcours professionnel | 1re année, puis tous les 4 ans ; état des lieux tous les 8 ans | Oui, copie remise au salarié | L. 6315-1 |
| Embauche | Aucun | Non | RGPD pour les données |
Questions fréquentes
Faut-il un compte rendu de l'entretien préalable au licenciement ?
Le Code du travail ne l'impose pas. Un compte rendu daté, reprenant les motifs exposés et les explications du salarié, est cependant la meilleure trace pour motiver la lettre de licenciement et répondre en cas de contestation.
À quelle fréquence a lieu l'entretien professionnel ?
Depuis la loi du 24 octobre 2025, c'est l'entretien de parcours professionnel : dans la première année suivant l'embauche, puis tous les 4 ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les 8 ans (article L. 6315-1 du Code du travail).
Le compte rendu d'entretien professionnel est-il obligatoire ?
Oui : l'entretien de parcours professionnel donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.
Quel délai entre l'entretien disciplinaire et la sanction ?
Au moins 2 jours ouvrables et au plus 1 mois après le jour fixé pour l'entretien (article L. 1332-2 du Code du travail).
Peut-on enregistrer un entretien avec un salarié ?
Seulement en l'en informant au préalable : aucune information le concernant ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté à sa connaissance (article L. 1222-4 du Code du travail).
Sources
8 sources officielles, consultées le 27 septembre 2026. Les textes et les conditions des éditeurs évoluent : vérifiez-les avant de décider.
Voir les 8 sources
- Code du travail, article L. 1232-2 (convocation, délai de 5 jours ouvrables)
- Code du travail, article L. 1232-4 (assistance du salarié)
- Code du travail, article L. 1232-6 (lettre de licenciement)
- Code du travail, article L. 1332-2 (procédure disciplinaire)
- Code du travail, article L. 6315-1 (entretien de parcours professionnel)
- Code du travail, article L. 1222-4 (information préalable des salariés)
- Service-Public : entretien préalable au licenciement
- Service-Public : entretien de parcours professionnel
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