Centre de confiance : où vont vos réunions

Les réponses aux questions de votre DPO, en une ligne

Cadres et référentiels

Gilbert s'inscrit dans les cadres ci-dessous. Nous distinguons ce qui relève de l'hébergeur (qualifications d'OVHcloud) de ce qui relève de Lexia France (engagements contractuels et mesures décrites dans nos documents).

Souveraineté et localisation des données

L'intégralité des contenus (fichiers audio, transcriptions, synthèses, métadonnées, bases de données et sauvegardes) est stockée en France, sur des serveurs dédiés OVHcloud aux disques redondés (RAID), dans un datacenter sécurisé. Les modèles d'IA s'exécutent sur des infrastructures souveraines opérées par Lexia France ou par ses sous-traitants français, Mistral AI et OVHcloud, au sein de l'Union européenne.

Dans l'exécution normale du service, aucun contenu n'est transmis à un service d'IA public, à un tiers non autorisé ou à un service d'IA situé hors de l'Union européenne (OpenAI, Anthropic, AWS, Google, Microsoft). Les GPU d'inférence sont isolés en réseau privé, sans transit par l'Internet public.

Si Lexia France est contrainte par la loi ou une autorité publique de divulguer des données, elle fait ses meilleurs efforts pour vous en avertir au préalable, sauf interdiction légale.

Sécurité technique

Chiffrement en transit. Tous les échanges entre les postes et la plateforme passent en HTTPS, TLS 1.3 (TLS 1.2 minimum), avec HSTS activé systématiquement.

Chiffrement des sauvegardes. Sauvegardes chiffrées en AES-256, avec des clés gérées par Lexia France : l'hébergeur n'y a pas accès.

Cloisonnement multi-tenant. Les données de chaque organisation sont isolées au niveau applicatif et au niveau de la base de données : aucun utilisateur ne peut accéder aux données d'une autre organisation.

Authentification. Double facteur (2FA) pris en charge nativement. SSO en OAuth 2.0 via Microsoft Entra ID ou Google Workspace, sur votre tenant. Sessions portées par des jetons JWT, interfaces utilisateur et administration strictement séparées.

Accès internes. Accès à la production limité aux personnes habilitées, via des bastions à double facteur, désactivé par défaut. Toutes les opérations sensibles sont journalisées et horodatées, conservées 12 mois.

Confidentialité par défaut. L'audio brut n'est jamais inclus par défaut lors d'un partage de réunion entre utilisateurs : seuls le texte et la synthèse le sont, pour limiter le caractère identifiant de la voix.

Supervision sans contenu. Les outils de métriques (Prometheus) et de suivi d'erreurs (Sentry) sont auto-hébergés en France et ne reçoivent aucun contenu métier : ni audio, ni transcription, ni compte rendu.

Veille et correctifs. Veille de sécurité active sur les serveurs et les dépendances logicielles, application régulière des correctifs, équipes formées au codage sécurisé et à l'ingénierie sociale.

Cycle de vie et conservation des données

Lexia France applique une politique de suppression en cascade pour réduire au maximum la surface d'exposition. Ces durées peuvent être adaptées lorsqu'une obligation légale, réglementaire ou judiciaire l'exige.

Sont exclues du traitement standard les données biométriques, les données de géolocalisation et les données de santé (ces dernières relèvent d'un contrat dédié). Les demandes d'accès, de rectification et d'effacement des personnes concernées se traitent directement depuis la plateforme.

Sous-traitants ultérieurs

Liste à jour des sous-traitants ultérieurs au sens de l'article 28 du RGPD, telle que figurant dans le DPA. Les services tiers sont appelés par le backend, jamais par les postes de vos utilisateurs. Tout ajout ou remplacement vous est notifié par écrit, avec 15 jours ouvrés pour vous y opposer pour motif sérieux.

Les intégrations que vous activez (Slack, Notion, HubSpot et autres) sont des transferts vers des services que vous choisissez, activés par consentement OAuth explicite et désactivables à tout moment. Lexia France ne vend, ne loue et ne cède jamais vos données.

Résilience, sauvegardes et gestion des incidents

En cas de violation de données personnelles, la notification précise la nature de l'incident, les volumes concernés, les conséquences probables et les mesures d'atténuation. Lexia France souscrit une assurance Cyber-Risques et Responsabilité Civile Professionnelle, dont l'attestation est fournie sur demande.

Audits, tests d'intrusion et garanties vérifiables

Hébergement qualifié SecNumCloud. L'instance OVHcloud qui héberge Gilbert est qualifiée SecNumCloud, le référentiel de sécurité de l'ANSSI pour le cloud, attendu par la doctrine « cloud au centre » de l'État.

Hébergement certifié HDS. La même instance est certifiée Hébergeur de Données de Santé. Pour traiter des données de santé, un contrat dédié est conclu avec votre établissement.

Lauréat de l'AMI Sphère Publique. Gilbert fait partie des lauréats de l'appel à manifestation d'intérêt Sphère Publique, porté par la DINUM et la DGE, et figure au panorama des solutions IA pour les administrations.

Audit et test d'intrusion. Chaque client peut faire réaliser un audit de sécurité par an par un auditeur indépendant. Un test d'intrusion externe annuel est confié à un cabinet spécialisé (référentiel OWASP Top 10).

Éditeur français. Lexia France SAS, société française basée à Changé (Mayenne), RCS Laval 928 955 426, conçoit, opère et supporte Gilbert. Soutenue par Bpifrance.

Gouvernance de l'intelligence artificielle

• Aucun entraînement sur vos contenus : interdiction contractuelle, levée uniquement par accord écrit (opt-in).
• Modèles exécutés en France et dans l'UE : Voxtral et Mistral (Mistral AI), Whisper en repli (OVHcloud).
• Modèles dimensionnés au besoin : synthèse par des modèles spécialisés de l'ordre de 7 milliards de paramètres, approche publiée auprès de l'IEEE.
• Chaîne audio frugale : capture mono, envoi par segments d'environ 30 secondes, traitement asynchrone, audio supprimé sous 24 heures.
• Architecture conçue pour les exigences de transparence et de traçabilité de l'AI Act (règlement UE 2024/1689).

Les fonctionnalités d'IA de Gilbert sont des outils d'assistance à la transcription, à l'analyse et à la synthèse. Leurs résultats peuvent comporter des erreurs ou des omissions : une validation humaine est recommandée avant toute décision, en particulier pour un compte rendu opposable. Voir aussi notre charte pour une IA frugale et responsable.

Pour les DSI : domaines à autoriser et déploiement

Côté poste, seuls des flux HTTPS sortants sur le port 443 sont nécessaires. Aucun flux entrant, aucun autre port, aucun bot dans vos réunions.

Déploiement en parc géré

• Windows : paquet .msi signé, installation silencieuse (msiexec /qn), GPO ou Microsoft Intune.
• macOS : .dmg ou .pkg notarisé Apple, déploiement MDM (Intune, Jamf).
• Mobile : App Store et Google Play, déployables par MDM.
• Proxy système respecté, y compris authentifié. En cas d'inspection TLS, autoriser les domaines ci-dessus et l'upgrade WebSocket.
• Prérequis : Windows 10 1803 ou macOS 13, iOS 16, Android 8.0, Chrome 90, Firefox 88, Safari 14, Edge 90.

Réversibilité et fin de contrat

Vous récupérez vos données à tout moment, en autonomie, depuis la plateforme, dans des formats ouverts : JSON, CSV, Markdown, DOCX. À la fin du contrat ou à la suppression du compte, Lexia France exécute une cascade de suppression définitive : enregistrements, résidus audio, transcriptions, métadonnées, révocation des partages et des jetons d'accès. Les sauvegardes sont purgées par rotation sous 30 jours, et une attestation de destruction ou de restitution est fournie sur demande au DPO.

Documents de conformité

Ces documents accompagnent nos réponses aux consultations, appels d'offres et questionnaires de sécurité. La PSSI, les prérequis techniques et la charte IA sont en téléchargement libre ; le DPA est transmis sur simple demande, généralement sous un jour ouvré.

• Politique de confidentialité
• Conditions générales d'utilisation et de vente
• Mentions légales
• Sur demande : attestation de localisation de l'hébergement, synthèse du test d'intrusion annuel, attestation d'assurance, réponses à votre questionnaire de sécurité, contrat dédié aux données de santé.

Contact sécurité et DPO

Signaler une vulnérabilité ou poser une question de sécurité : contact@lexiapro.fr.

Délégué à la protection des données : Mathis Escriva, mathis@lexiapro.fr. Réponse aux demandes d'exercice de droits sous un mois maximum.

Éditeur : Lexia France SAS, Maison de la Technopole, 6 rue Léonard de Vinci, CS 20119, 53810 Changé, France. RCS Laval 928 955 426.

Pour les métiers soumis au secret

• Collectivités et secteur public : PV de conseil, délibérations, hébergement qualifié SecNumCloud.
• Santé : staffs et RCP, comptes rendus de consultation, hébergement certifié HDS.
• Avocats et juristes : secret professionnel, aucun transfert hors UE.
• Experts-comptables, CGP et courtiers en assurance : rendez-vous clients documentés, données patrimoniales en France. Voir aussi quelle IA sécurisée pour une TPE ou PME.
• CSE (voir les règles du PV de CSE) et RH : données de salariés et de candidats hébergées en France.

Questions fréquentes