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Modèle de feuille de présence d'assemblée générale
La feuille de présence d'une assemblée générale, aussi appelée feuille d'émargement, liste les membres présents et représentés, avec leur signature et les pouvoirs reçus : c'est elle qui permet de vérifier le quorum et de compter les voix. Pour une association, la loi de 1901 ne l'impose pas ; ce sont vos statuts ou votre règlement intérieur qui peuvent le faire, et elle reste la preuve la plus simple du quorum si une décision est contestée. Téléchargez ce modèle en Word, sans inscription.
Ce que contient le modèle
- En-tête : association, assemblée (ordinaire ou extraordinaire), date, lieu
- Tableau des membres : nom, qualité, présent ou représenté, mandataire, signature
- Colonne des pouvoirs reçus par chaque membre présent
- Récapitulatif : présents, représentés, total, quorum exigé par les statuts
- Certification par le président et le secrétaire de séance
Comment remplir le modèle de feuille de présence d'assemblée générale
Préremplissez la liste
Partez de la liste des membres à jour de cotisation à la date fixée par vos statuts. Les membres qui n'ont pas le droit de vote peuvent figurer à part.
Faites signer à l'entrée
Chaque membre présent signe en arrivant et remet les pouvoirs qu'il a reçus. Notez le nom du mandataire en face de chaque membre représenté.
Vérifiez les pouvoirs
Contrôlez qu'ils sont signés et que personne ne dépasse le nombre de pouvoirs autorisé par les statuts.
Calculez le quorum avant d'ouvrir la séance
Additionnez présents et représentés, comparez au quorum statutaire, et annoncez le résultat. Il se reporte en tête du procès-verbal.
Arrêtez et conservez la feuille
Le président et le secrétaire de séance la certifient. Conservez-la avec le procès-verbal et les pouvoirs.
Exemple de feuille de présence remplie
Exemple : extrait de feuille de présence d'AG ordinaire
Les cinq premières lignes et le récapitulatif, pour une association de 84 membres dont les statuts exigent le quart des membres et limitent à deux pouvoirs par personne. Noms fictifs.
| Membre | Présent | Représenté par | Pouvoirs reçus | Signature |
|---|---|---|---|---|
| Sophie Garnier | Oui | - | 2 | signé |
| Thomas Leroy | Oui | - | 1 | signé |
| Karim Benali | Non | Sophie Garnier | - | - |
| Élodie Marchand | Oui | - | 0 | signé |
| Patrick Vidal | Non | Thomas Leroy | - | - |
Récapitulatif de cet exemple
- Membres à jour de cotisation : 84
- Présents : 31 ; représentés : 12 ; total : 43
- Quorum statutaire (un quart) : 21. Quorum atteint, l'assemblée peut délibérer.
- Feuille arrêtée à 10 h 05 et certifiée par la présidente et le secrétaire de séance.
Bien l'utiliser : les conseils qui changent tout
Une seule feuille pour une seule assemblée
Si une assemblée extraordinaire suit l'ordinaire le même jour, faites une feuille par assemblée : le quorum et la majorité diffèrent souvent.
Les arrivées tardives comptent
Un membre qui arrive après l'ouverture signe aussi : notez l'heure, il ne vote que les points traités après son arrivée.
En visioconférence
Si vos statuts permettent de participer à distance, ajoutez une colonne « à distance » et relevez la présence en début de séance, puisque personne ne signe.
Et si le modèle se remplissait tout seul ?
Gilbert enregistre la réunion et produit ce livrable automatiquement — synthèse, décisions attribuées, actions avec échéances — en 2 minutes, hébergé en France. La trame Word reste utile ; l’étape de rédaction, elle, disparaît.
Générer mes comptes rendus automatiquementQuestions fréquentes
La feuille de présence d'assemblée générale est-elle obligatoire ?
Pour une association, la loi du 1er juillet 1901 ne l'impose pas : ce sont vos statuts ou votre règlement intérieur qui peuvent l'exiger. Elle reste la preuve la plus simple que le quorum était atteint. En copropriété et dans les sociétés, des règles propres s'appliquent.
Que doit contenir une feuille de présence ?
Le nom de chaque membre, sa présence ou sa représentation, le nom du mandataire, les pouvoirs reçus et la signature des présents. Un récapitulatif en bas permet de vérifier le quorum.
Quelle différence entre feuille de présence et feuille d'émargement ?
Aucune en pratique : les deux désignent la liste que les participants signent à leur arrivée. On parle aussi de liste d'émargement.
Faut-il annexer la feuille de présence au procès-verbal ?
Si vos statuts le prévoient. Sinon, reportez au moins dans le procès-verbal le nombre de présents et de représentés et le quorum, et conservez la feuille avec les pouvoirs.
Le modèle est-il gratuit ?
Oui, téléchargement Word direct sans inscription. Pendant l'assemblée, Gilbert enregistre les débats et prépare le projet de PV, votes compris (offre Découverte gratuite, 2 h par mois).